Wie sieht die Projektabrechnung aus bzw. was muss der Verwendungsnachweis enthalten?
Nach Abschluss Ihres Projekts sind Sie vertraglich verpflichtet, einen Verwendungsnachweis zu erbringen. Der Verwendungsnachweis ist ein sorgfältig auszufertigendes Dokument, in dem Sie die zweckgemäße Verwendung der Fördergelder nachweisen. Der Verwendungsnachweis besteht aus einem Sachbericht und einem zahlenmäßigen Nachweis. Der zahlenmäßige Nachweis gliedert sich in eine Abrechnungstabelle mit der Aufstellung der Ausgaben und Einnahmen sowie eine Belegliste. Der Verwendungsnachweis besteht folglich aus drei Teilen:
1. Sachbericht
In dem Sachbericht legen Sie schriftlich auf ca. ein bis zwei DINA4-Seiten dar, wie und mit welchem Erfolg Sie Ihr Projekt durchgeführt haben. Beschreiben Sie die Vorbereitung, Bewerbung und Durchführung. Legen Sie dar, welche Zielgruppe Sie erreichen konnten. Beschreiben Sie mögliche Resonanzen, z.B. seitens der Presse oder anderer Institutionen. Geben Sie auch mögliche Schwierigkeiten bei der Projektdurchführung an und beschreiben und begründen Sie mögliche Änderungen am geplanten Ablauf. Aus dem Sachbericht muss hervorgehen, dass und wie Sie das in Ihrem Antrag skizzierte Projekt mit Hilfe der Fördermittel an sein Ziel gebracht haben.
2. Abrechnungstabelle mit Aufstellung der Ausgaben und Einnahmen
In der Abrechnungstabelle sind die tatsächlichen Ausgaben und Einnahmen den geplanten Ausgaben und Einnahmen, wie sie im Kosten-/Finanzierungsplan bei der Antragstellung ausgewiesen wurden, gegenüberzustellen. Der vorab eingereichte Kosten-/Finanzierungsplan ist Bestandteil des Fördervertrags und stellt die Grundlage für die abschließende Abrechnung dar. Verwenden Sie für die Abrechnung bitte die Excel-Tabelle, die wir Ihnen nach Vertragsschluss per Mail geschickt haben. Unter dem Reiter „BeispielKalkulAbrechnung“ finden Sie eine exemplarisch ausgefüllte Abrechnungstabelle, an der Sie sich orientieren können.
Übertragen Sie die Posten aus Ihrem Kosten-/Finanzierungsplan in die SOLL-Spalten „Geplante Ausgaben“ und „Geplante Einnahmen“. Wichtig: Nicht nur z.B. Eintrittsgelder, sondern auch alle Eigenmittel und beantragten Fördermittel gelten als „geplante Einnahmen“.
In die IST-Spalten tragen Sie bitte „Tatsächliche Ausgaben“ und „Tatsächliche Einnahmen“ ein, d.h. die tatsächlich im Verlauf des Projekts angefallenen Kosten und die tatsächlich eingenommenen Finanzierungsmittel. Auch hier gilt: Die durch uns überwiesenen Beträge sind als „Einnahmen“ aufzuführen.
3. Belegliste
Die Belegliste ergänzt die Abrechnungstabelle und enthält eine Auflistung der nach Posten sortierten und chronologisch geordneten Einnahmen- und Ausgabenbelege. Die Belegliste enthält demnach eine Übersicht Ihrer Belege, nicht jedoch die Belege selbst!
Aus der Belegliste muss insbesondere zweierlei hervorgehen: 1. Die Zusammensetzung der in der Abrechnungstabelle angegebenen tatsächlichen Ausgaben und Einnahmen. 2. Die „alsbaldige Verwendung der Mittel“, das heißt der Verbrauch der durch uns gezahlten Fördermittel innerhalb von sechs Wochen nach Geldeingang.